PROCEDURA WHISTLEBLOWING

1) OBIETTIVI E AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente Policy Whistleblowing, stabilisce la procedura per effettuare una Segnalazione relativa a Violazioni, le linee guida per gestire le Segnalazioni e gli standard di protezione per i Segnalanti, i Facilitatori e le Persone Correlate. La Policy garantisce inoltre i principi di riservatezza, protezione dell’anonimato e divieto di ritorsione, in conformità con le normative locali, regionali, nazionali e internazionali applicabili. Questa Policy è rivolta a tutti i Destinatari definiti nel par. 4

2) DECORRENZA
La presente Procedura Whistleblowing si applica alla società Umass Srl a partire dal 17/12/2023 in concomitanza con l’entrata in vigore del D.Lgs 24/2023 per la Società.

3) FINALITA’ DELLA PROCEDURA
La presente procedura si propone di disciplinare il processo di ricezione, verifica e trattamento delle segnalazioni, da chiunque inviate o trasmesse, anche in forma anonima.

4) DESTINATARI
I “Destinatari” della presente procedura sono:
– i dipendenti, assunti a tempo determinato o indeterminato,;
– i lavoratori e i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere ;
– liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività;
– volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
– le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto. La disciplina trova applicazione solo nel caso in cui le segnalazioni siano effettuate quando il rapporto giuridico è in corso, durante il periodo di prova, quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato (ad es. se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali) o successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (ad es. per i pensionati).
I Destinatari, a conoscenza di fatti potenzialmente oggetto di segnalazione, sono invitati ad effettuare le segnalazioni con tempestività mediante le modalità di seguito descritte.

5) LA SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING
Il Segnalante precisa nella Segnalazione, in modo più circostanziato possibile, le informazioni sulla violazione di sua conoscenza. In particolare, le Segnalazioni devono avere alcune caratteristiche necessarie per permettere al Comitato Segnalazioni di effettuare le verifiche e gli accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di Segnalazione, tra cui:
– l’indicazione delle circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto;
– la descrizione chiara e completa del fatto;
– l’indicazione delle generalità o di altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui viene attribuito il fatto segnalato. Il Segnalante può, altresì, allegare documenti per fornire elementi ulteriori relativi al fatto segnalato e indicare altri soggetti che ne sono a conoscenza.
Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate contenenti informazioni che il segnalante sa essere false. Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune e rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

6) PORTALE WHISTLEBLOWING
Il Portale di Umass Srl è raggiungibile al seguente indirizzo web https://umass.whistlelink.com/
Il canale è progettato e gestito in modo sicuro, al fine di impedire l’accesso alle informazioni da parte di personale non autorizzato e di garantire che l’identità del Segnalante e delle altre persone coinvolte nelle indagini rimanga riservata.

7) GESTORE DELLA SEGNALAZIONE
8) La gestione del canale della segnalazione è stata affidata ad un soggetto esterno, Alavie Srl, società di consulenza specializzata, la quale garantisce i requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità necessari. Alavie Srl garantisce l’adozione di misure tecniche e organizzative tali da assicurare il rispetto della riservatezza, protezione dei dati e segretezza.

9) GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
Analisi e istruttoria
La gestione del canale della segnalazione è stata affidata ad un soggetto esterno, Alavie Srl, società di consulenza specializzata.
Alavie Srl provvede a chiedere al segnalante, se necessario, delle integrazioni e procederà alle necessarie verifiche.
Nel caso in cui la segnalazione da un preliminare esame sia ritenuta non fondata o manifestamente irrilevante Alavie Srl, aggiorna lo stato della segnalazione nella piattaforma informatica e fornisce immediato riscontro al segnalante dell’archiviazione e delle sue motivazioni.
Possono essere ritenute fondate anche le segnalazioni anonime, ovvero quelle segnalazioni prive di elementi che consentono di identificare il loro autore. Tuttavia, dichiarare la propria identità agevola la valutazione di fondatezza e le successive verifiche.
Indagine interna
Nel caso in cui la segnalazione sia ritenuta fondata, Alavie Srl svolge le verifiche ritenute opportune interloquendo, se necessario, con il segnalante per le opportune integrazioni o delucidazioni.
Nel momento in cui la segnalazione è ritenuta fondata, Alavie come gestore del canale di segnalazione si rivolge immediatamente agli organi preposti interni per i dovuti accertamenti di responsabilità.
Entro tre mesi dall’avviso di ricevimento, Alavie Srl fornisce un riscontro al segnalante.

10) TUTELA E RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE
Il canale garantisce la riservatezza di ciascuna Segnalazione e delle informazioni contenute al suo interno, ivi compresa l’identità del Segnalante, della/e Persona/e Segnalata/e, dei Facilitatori e di ogni altra persona coinvolta. Le loro identità non saranno comunicate a nessuno al di fuori del Gestore delle Segnalazioni, tranne:
– laddove forniscano il proprio consenso esplicito, oppure abbiano intenzionalmente divulgato la propria identità in altri ambiti;
– la comunicazione è un obbligo necessario e proporzionato nell’ambito di indagini da parte delle Autorità o di procedimenti giudiziari, ai sensi della normativa applicabile localmente.
Sono altresì previste sanzioni nei confronti del segnalante, comminabili anche da ANAC, nel rispetto delle condizioni di cui al Decreto, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione.

11) MODALITA’ DI TRASMISSIONE DELLA SEGNALAZIONE
Dopo l’accesso al Portale il segnalante potrà compilare un questionario formato da domande aperte e/o chiuse che gli permetteranno di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (fatti, contesto temporale, soggetti coinvolti).
il Portale chiederà al segnalante se intende o meno fornire la propria identità, ferma restando la massima tutela della riservatezza. In ogni caso il segnalante potrà fornire le proprie generalità in un secondo momento sempre attraverso il Portale.
Nel momento dell’invio della segnalazione il Portale rilascerà al segnalante un codice identificativo univoco (numero del caso e codice di verifica.). Questo numero, conosciuto solamente dal segnalante, non potrà essere recuperato in alcun modo in caso di smarrimento. Il codice univoco servirà al segnalante per accedere alla propria segnalazione al fine di:
– monitorarne lo stato di avanzamento;
– inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione;
– fornire le proprie generalità;
– rispondere ad eventuali domande di approfondimenti

12) TUTELA DELLA PRIVACY
Il questionario presente sul Portale è strutturato per chiedere solo i dati personali strettamente necessari alla segnalazione; è facoltà del segnalante, previa presa visione della informativa privacy:
– fornire i dati relativi alla propria identità;
– inserire i dati personali che ritiene utili ai fini della gestione della sua segnalazione.
I dati personali (ivi inclusi eventuali dati appartenenti a categorie particolari, quali l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche, l’adesione a partiti politici o sindacati, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e l’orientamento sessuale, dati relativi a eventuali reati o condanne penali) dei Segnalanti e di altri soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione delle Segnalazioni, saranno trattati per l’adempimento degli obblighi imposti dalla normativa applicabile sul “Whistleblowing”, nei limiti e con le garanzie previste da tale normativa, in piena conformità a quanto stabilito dalle normative applicabili in materia di protezione dei dati personali
I dati personali contenuti nelle Segnalazioni potranno essere comunicati dal Gestore delle Segnalazioni all’Autorità Giudiziaria e/o a qualsiasi altra autorità competente, o a terze parti debitamente autorizzate, ai fini dell’attivazione delle procedure necessarie a garantire, in conseguenza della Segnalazione, idonea tutela giudiziaria e/o disciplinare nei confronti della/e Persona/e Segnalata/e, laddove dagli elementi raccolti e dagli accertamenti effettuati emerga la fondatezza delle circostanze inizia

13) CONSERVAZIONE DELLA SEGNALAZIONE
Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività, il sistema di segnalazione utilizzato dal permette l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per un periodo di massimo 5 anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione

14) SEGNALAZIONI ESTERNE
Eventuali segnalazioni esterne possono essere effettuate in forma scritta attraverso la piattaforma informatica oppure in forma orale attraverso le line telefoniche/sistemi di messaggistica vocale predisposti da ANAC ovvero, su richiesta del segnalante, mediante incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. Si rinvia al riguardo alla specifica sezione del sito ANAC (https://www.anticorruzione.it/).

15) DIVULGAZIONI PUBBLICHE
Il segnalante può ricorrere alla divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, qualora:
– il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non ha avuto riscontro in merito alle misure adottate per dar seguito alla segnalazione;
– il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
– il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa

16) AGGIORNAMENTO DELLA POLICY
La Policy e il Portale sono disponibili in una sezione dedicata del sito della società UMASS SRL al seguente link https://umass.whistlelink.com/
La Policy è oggetto di verifica periodica per garantirne il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata.